今すぐ改善！相手に伝わる”説明”をするための極意とは？

言葉による”説明力”とは？

今回は、思考したことを言葉で表現するというテーマで考えます。
ある調査によると、コミュニケーションに関して「人前で話す」「初めての人と会話する」ことを”苦手…”と感じている人が、なんと７０％を超えます。
「複数の人前で話すこと」については、４人に３人が苦手意識を感じているということです。

言葉を使っての表現は、話し方が上手・下手という発想になりがちですよね。
では、話の上手・下手と言うよりも「言葉によって自分が考えていることを表現して意味が伝わる説明になるかどうか」という点でとらえてみて下さい。言葉によって伝えたいことを伝えるということは、伝えて終わりではなく相手に”意味”として通じて、相手が判断するための資料、きっかけ、要因になる必要があります。
どんなに話し方が上手でも、それで終わってしまうことにもなりかねません。
お客様とコミュニケーションをとる仕事であれば、お客様に説明して、それを理解してもらい、きっかけとして行動してもらうことを目指していきます。では、早速そうなるための方法を考えていきましょう。

話す前に本当に”準備”ができているか？

１．話の構成の準備

お客様の説明などについて、あらかじめ”伝える内容の構成”を考えているかどうかが大切です。初心者の人はどのように構成を組んでいいかわからない、べテランは構成を考えずに慣れで話し出すという場合があります。
お客様への説明などは、時間の有る無しに関わらず、しっかりと構成を考える練習をして下さい。考えた構成をお客様に伝える→振り返る→そしてまた構成を考える・・というプロセスを経験して習得することが重要です。

２．説明の構成の組み立て方

①今日の「伝えたいポイント」は何か？
今日、訪問する狙いを明確にしておきます。行き当たりばったりにならないようにする必要があります。例えば、「今日のポイントは、今までの仕事の流れ、そこから拡がって、今回から次に繋げることがあるとすればそのためのステップ・・」というようになります。つまり、先を読んだ仕事をするためには次、次の次ぐらいを読んでおく必要があります。こういう点が仕事の効率を上げるという意味では重要です。行き当たりばったりでバタバタする人は、この先を読んで仕事をするというトレーニングが必要です。

②今日の「話の構成」はどうする？
これは、何から切り出すかという点から最終ゴールまでの”イメージ作り”です。「その通りにならないこともあるのでは？」と言われますが、そうではなくて、こちら側のイメージが弱いのでイメージ通りにいかないのです。

例えば、「今日はこのためにここを理解していただく、そして何らかの行動が起きるようにする、最悪でも、次の次ぐらいは意思決定していただけるようにする・・・。そう考えると、今日はこのことの理解をしておいていただく必要があるんだ。」こういったイメージを作る必要があるのです。
これは、できればノートに書いて下さい。スマホでもパソコンでも紙に手書きでも大丈夫ですが、とにかくイメージを文字に起こすことが重要です。
箇条書きで問題ありません。ノートの左側に「今日のポイント」右側は「当日の記録」というように書くとまとまりやすいです。

③今日の「資料」はどうする？
その資料の何を重要ポイントとして伝えるか。皆さんできているでしょうか？専門的な資料はなかなか分かりづらいものです。それをより理解してもらえるように作るのは至難ですが、それを何とかするのも仕事の一つです。 また、昨今あらゆるプレゼンテーションの方法が増えました。見せながらの説明にも工夫する”準備”が必要です。

④今日の「問題点」はどこ？
これは、切り出しにくいこと、伝えにくいこと、問題になっていることなどについて、どのような対応の方向性でいくのかをシミュレーションしておきます。改善や解決の方向性というのは相手がありますから向かい合ってみないとわからない点は多々あります。しかし、それでも事前検討しておかないと、その場でパッとは中々出てこないものです。

このようなことは”平凡なこと”のようですが、”事前準備”というプロセスをしっかりと作れば作るほど先を考える力はついてきます。先を考えるから、それを可能にするための動機付けになりますし、そこまでわかっているから説得力になります。

⑤今日の「ゴール」はどこ？
今日はどこまで進めるか、と言う点です。「ここまで行けたらベスト」「ここまで行けなくてもこの段階までいけたら良しとする」「最低でもここまでは持っていく」のようなゴール設定があった方がいいです。

コンサルティングのような仕事の場合、効率性は社内よりも現場にあります。お客様との関係で「何をどこまで落とし込んで、どの段階まで進めて、次は何をする」というような先を常に考えて取り組まないといけません。
後手に回る仕事は、いたずらに時間を食いますし、 内勤者に膨大な仕事の負担がかかってしまいます。
つまり、業務を抱え込むと様々なところに影響がでます。 働き方改革がはじまり、そしてコロナ禍でリモートワークも増えて、業務を抱え込んでしまう仕事スタイルの人は、仕事の進行が中々難しい事が浮き彫りになりました。そしてこういった状況下で課題となっているのは、「仕事の仕方が非効率のまま」進んでいっている点なのです。

（一部抜粋：弊社冊子『経営コンサルタントの基本ver1』）